Il questionario sulle attività di comunicazione e informazione

Nell’ambito delle attività del gruppo di lavoro “Comunicazione” del Sistema Nazionale della Protezione Ambientale (SNPA), è stato diffuso a tutte le agenzie ambientali un questionario sulle attività di comunicazione e informazione (comunicazione interna, relazioni con il pubblico, relazioni con i media, comunicazione istituzionale, gestione siti Web e social media, produzione editoriale, organizzazione di eventi, immagine coordinata, ecc). svolte e sulle relative modalità organizzative presenti nelle agenzie.

L’iniziativa, alla quale hanno partecipato tutte e 22 le agenzie del SNPA (Ispra-Appa-Arpa), si è conclusa con la redazione di un report.

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La situazione registrata è piuttosto diversificata fra le varie Agenzie. Solamente 8 hanno una organizzazione più matura, orientata a svolgere in modo integrato tutte le attività di comunicazione ed informazione rivolte ai diversi pubblici (personale, cittadini, stakeholder, media), con una struttura alla quale sono attribuite responsabilità relative a tutte le funzioni relative. Al contrario in 7 casi, nelle agenzie di più piccole dimensioni, le funzioni di comunicazione sono svolte prevalentemente da parte di personale (1/2 unità in genere) inserito nelle segreterie dei direttori generali o di quelli tecnici.Negli altri 7 casi le funzioni della comunicazione ed informazione sono articolate fra varie strutture (o addetti), anche dipendenti da diverse direzioni, con evidente condizione di difficile coordinamento. Complessivamente sono impegnati in queste attività circa 150 persone.

Praticamente tutte le agenzie producono regolarmente comunicati stampa, anche se con una frequenza che è piuttosto diversificata. Nel complesso sono stati diffusi nel 2014 circa mille comunicati stampa da parte delle agenzie ambientali.

Assicurare la gestione dei rapporti con il pubblico (URP) è uno dei compiti fondamentali del settore comunicazione di un qualsiasi ente, e quindi anche delle agenzie ambientali. Circa due terzi dell’agenzie (15 su 22) hanno un numero di telefono dedicato ai rapporti con i cittadini, solamente in tre casi si tratta di un numero verde. Alcune gestiscono così varie migliaia di contatti con il pubblico ogni anno. Più o meno le stesse agenzie che hanno un numero dedicato alle attività di relazioni con il pubblico hanno anche una casella mail con la stessa funzione.

Solamente 8 agenzie hanno dichiarato di avere un proprio notiziario periodico con una frequenza abbastanza diversificata (dal quotidiano al bimensile). Su 6 agenzie che diffondono i propri notiziari via mail la maggior parte lo fanno a indirizzari piuttosto contenuti (meno di 1000 destinatari). Partendo da queste esperienze il gdl Comunicazione del SNPA sta lavorando alla messa a punto di un notiziario periodico del SNPA (Ispra-Appa-Arpa). Solamente 4 le Agenzie che pubblicano una propria rivista, che richiede uno sforzo editoriale notevole e – se stampata – anche di carattere economico.

Tutte le agenzie ambientali hanno un loro sito Web.Per quanto riguarda da diffusione dei dati ambientali il quadro che emerge è estremamente frastagliato, con modalità molto diversificate di presentazione dei dati, spesso affatto user frendly, con dizioni, architetture e sistemi di interrogazione molto diversi gli uni dagli altri.

Le agenzie ambientali che hanno realizzato apposite APP per smartphone e tablet sono 8, tutte del centro-nord.

Per le agenzie ambientali, come per molte aziende ed enti, il Web è il proprio principale canale di comunicazione e informazione ambientale. Per questo ci si è orientati in particolare verso quei social media che possono essere più opportunamente utilizzati per diffondere notizie, dati, documenti, immagini, video, raccolti o realizzati nell’ambito delle proprie attività.

L’indagine effettuata ha rilevato che la presenza maggiore delle agenzie nel campo dei social si ha su Twitter, dove sono attualmente presenti 15 agenzie, e le due APPA sono presenti sui profili social delle rispettive province autonome.

In ogni caso va evidenziato che complessivamente gli account Twitter alla data della rilevazione hanno quasi 35.000 follower. A tale proposito, il gdl Comunicazione del SNPA sta lavorando per la definizione di una policy condivisa per la gestione dei social media, a partire da una condivisione degli hashtag.

Per quanto riguarda Facebook, che sicuramente è la piattaforma social sulla quale sono presenti il maggior numero di utilizzatori, anche se fortemente caratterizzato da relazioni interpersonali, un luogo cioè dove più facilmente si sviluppano interazioni di carattere amicale, emozionale, piuttosto che di tipo oggettivo – informativo, vi è una presenza significativa da parte di 11 agenzie; tale presenza si concretizza  in una pagina istituzionale (la cui visibilità è misurabile attraverso i cosiddetti “mi piace”, che al 1° settembre sono complessivamente circa 24.000).

Altre presenze di agenzie ambientali si hanno su You Tube, Flickr, Instragram, Issuu, e alcuni social minori.