Ottimizzazione ed efficienza: il progetto laboratori di Arpa Lombardia

Arpa Lombardia ha attivato un progetto di riorganizzazione della rete laboratoristica che, unificando e standardizzando le procedure a livello regionale, ha l’obiettivo di ottimizzare le risorse e aumentare l’efficienza.

Sotto la spinta della continua evoluzione di disposizioni normative a livello europeo, nazionale e regionale, fino alla più recente L. 132/2016, nel corso degli ultimi anni le Agenzie ambientali hanno via via sviluppato diversi modelli organizzativi – che hanno coinvolto anche le reti laboratoristiche – con l’obiettivo generale di consolidare e migliorare la qualità del servizio reso e di rafforzare l’omogeneità di risposta e l’efficace ripartizione delle risorse disponibili.
Di fronte alla necessità di offrire al cittadino e alle imprese, in tempi accettabili, lo stesso servizio su scala regionale e non più in servizi diversificati, Arpa Lombardia ha intrapreso un articolato e imponente processo di riorganizzazione della propria rete laboratoristica, che ha previsto l’unificazione delle attività di laboratorio in due sole sedi operative: il Laboratorio di Milano per l’area Ovest e il Laboratorio di Brescia per l’area Est.

Il progetto, che rientra in un più ampio quadro di razionalizzazione delle strutture operative dell’Agenzia, ha infatti definito la chiusura delle restanti sedi (fino a cinque anni fa, dodici in totale), riconducendo i laboratori funzionalmente e gerarchicamente a un’unica gestione organizzativa di direzione. A oggi restano operative, oltre alle due strutture di Milano e Brescia, solo due delle precedenti sedi di laboratorio, che verranno riassorbite nel prossimo futuro.

Il progetto di riorganizzazione del sistema dei laboratori è stato ideato con l’obiettivo di: ottimizzare le risorse, anche attraverso l’unificazione delle procedure generali e dei metodi di analisi; aumentare l’efficienza (produttività, riduzione dei tempi morti) e l’efficacia delle prestazioni; ottenere e mantenere alti standard tecnico-scientifici attraverso la qualificazione e l’aggiornamento costante delle strutture; agevolare e assicurare la costante formazione e la specializzazione del personale.

Il periodo di transizione e la nascita di nuove funzioni
La concentrazione delle attività analitiche sugli attuali poli di Milano e Brescia, già quasi completamente attuata, ha consentito di liberare risorse umane da destinare al potenziamento delle attività di controllo e monitoraggio sul territorio: sono stati riassegnati ad attività dipartimentali oltre 50 operatori, di cui alcuni destinati alla funzione di “interfaccia dipartimentale”. Tale funzione è esercitata, nei dipartimenti territoriali senza laboratorio, da un nucleo di due/tre operatori e garantisce il coordinamento tra le richieste analitiche del dipartimento e l’erogazione delle prestazioni dei laboratori di area.
Altra novità è l’istituzione, nell’ambito del Settore Laboratori, di tre strutture tecniche centrali – U.O. Programmazione, Acquisizioni e Logistica, U.O. Accreditamento e Sviluppo Tecnico-Scientifico e U.O. Servizi di Supporto per i Laboratori – che garantiscono la gestione e il coordinamento dei laboratori, in un modello coeso sulle responsabilità e sull’operatività.

L’attività analitica dei laboratori di ARPA Lombardia
In Lombardia i laboratori di Arpa si occupano di accertamenti analitici su campioni ambientali. Le analisi delle matrici sanitarie sono affidate a livello regionale ai laboratori delle Asst (ex Asl).

Nel biennio 2015-2017 sono stati analizzati circa 33.000 campioni/anno per le sole matrici ambientali, per un totale di circa 670.000 parametri rilevati annualmente, escluse le analisi di campo e le rilevazioni da sistemi automatici di tipo fisso o mobile.

Nel 2017 è diminuito il personale afferente nelle aree analitiche, che attualmente conta su 110-120 persone, e circa il 90% dei campioni totali è stato processato nei laboratori di Milano e Brescia, mentre gli altri due laboratori residuali hanno analizzato il restante 10 %.

Il dato di produzione, riferito al solo numero di campioni o di parametri analizzati, potrebbe non rendere a sufficienza conto dell’incremento di efficienza, se non alla luce della complessità delle nuove richieste analitiche cui i laboratori devono far fronte. Si sta, infatti, rapidamente passando da pannelli analitici composti da pochi parametri riconducibili ad analisi di base – di complessità medio-bassa – a nuovi pannelli molto ricchi per numero di sostanze da determinare, con incremento in particolare dei micro-contaminanti emergenti. Per questi ultimi, e per le analisi sui materiali di riporto per gli eluati e i soil gas, è richiesta maggiore specializzazione e, data la complessità preparativa dei campioni e la necessità di dotazioni tecnologiche innovative, non sempre è possibile rientrare nei tempi standard di produzione storicamente definiti.

Il sistema dei laboratori dell’Agenzia garantisce inoltre il supporto analitico per le emergenze su tutto il territorio, attraverso un gruppo specialistico operativo in pronta disponibilità di laboratorio h 24 e festivi.

La strumentazione tecnico-scientifica
Il trasferimento di strumentazione ancora utilizzabile e in buone condizioni dalle sedi in chiusura a quelle di Milano e Brescia ha consentito il potenziamento di alcune linee analitiche, mentre sono in graduale acquisizione dotazioni strumentali di altissimo livello tecnologico. Nel corso della razionalizzazione della rete dei laboratori è stato affrontato anche il rinnovo del servizio di manutenzione strumentale. La dismissione delle apparecchiature obsolete, la riduzione del parco macchine complessivo a seguito di implementazione del progetto e la standardizzazione dei protocolli di intervento tecnico hanno consentito su questo servizio un risparmio economico per annualità di circa 440.000 euro rispetto allo storico.

Il sistema qualità
Sino al 2012 solo tre dei dodici laboratori dell’Agenzia erano accreditati ai sensi della norma UNI EN ISO 17025, su procedure gestionali e tecniche storicamente indipendenti per ognuno dei laboratori. Nel periodo 2012-2013, grazie a un percorso strategico che ha privilegiato l’unitarietà di azione, Arpa Lombardia ha ottenuto l’accreditamento Multisito: un concreto riconoscimento di corrispondenza alla norma tecnica per la prima volta in forma di sistema unitario di produzione dei dati. L’accreditamento Multisito è peraltro tipico della Agenzie più ‘mature’ nel panorama nazionale e presuppone un’unica direzione tecnica “forte” per le strutture di produzione dei dati.

Arpa Lombardia ha inoltre istituito un team specialistico (il gruppo TeSA – Team di Supporto all’Accreditamento), quale supporto trasversale alle necessità attinenti al sistema qualità per tutte le sedi del multisito, e la figura del Referente per la Qualità del Dato che si occupa della gestione dei controlli metrologici e dei controlli qualità esterni e interni per tutti i laboratori.

La decisione di unificare l’Assicurazione Qualità in un unico sistema Multisito ai fini della gestione dell’Accreditamento permette anche di armonizzare la gestione delle strutture laboratoristiche: dalle metodiche analitiche alle procedure per la taratura degli strumenti di misura, dall’assicurazione della qualità del dato alla stima dell’incertezza di misura, per garantire gli standard qualitativi conformi alla norma UNI EN ISO 17025 in modo omogeneo sul territorio regionale, a vantaggio di tutta l’utenza. Un percorso finalizzato alla razionalizzazione dei costi oltre che al miglioramento dell’efficienza complessiva, che costituisce un profondo cambiamento organizzativo per l’Agenzia, tuttora in corso, e che richiede una costante apertura alla condivisione delle finalità e delle strategie, sia da parte delle figure dirigenziali sia da parte delle figure tecniche e amministrative coinvolte a tutti i livelli. Le crescenti difficoltà a garantire un adeguato turnover di personale, in particolare in ambito di alto specialismo di linea analitica, rappresentano la nuova sfida da affrontare, in particolare per un sistema, come quello lombardo, che nel recente passato ha già operato le massime ottimizzazioni possibili.

A cura di Pierluisa Dellavedova e Valeria Frattini – Arpa Lombardia

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